Книга довольно старая, там факсы, нет компов и смартфонов.
В целом идея сводиться к тому, что бы все пропускать через единую корзину входящих. Если взял задачу, то обратно ее не класть, но если она долгая, то ее в отдельный список с приоритетом. Все это нужно для разгрузки памяти и составлению списков с приоритетами.
Еще дельная мысль задавать вопрос на совещаниях "какой наш следующий шаг?".